Verwerkersovereenkomst

LeoJan BV, KvK 78417856 · Lijsterbesstraat 23, 7132CA Lichtenvoorde · [email protected]

1. Rollen

Jij, de klant, bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Leadspotr op jouw websites worden verzameld. LeoJan BV is verwerker: we verwerken die gegevens alleen in jouw opdracht en volgens jouw instructies, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en de instellingen van je workspace.

2. Onderwerp, doel en duur

We verwerken persoonsgegevens om de dienst Leadspotr te leveren: bezoeken aan je websites meten, de organisatie achter een bezoek herkennen, leads en aanvragen uit formulieren, de widget en de AI-chat opslaan, meldingen sturen en gegevens naar je koppelingen doorzetten. Deze overeenkomst loopt zolang je een account hebt, en daarna tot alle gegevens zijn verwijderd.

3. Welke gegevens en van wie

Betrokkenen	Gegevens
Bezoekers van je websites	Bekeken pagina's, paginatitels, verwijzer, UTM-tags, actieve tijd, apparaattype. Het IP-adres gebruiken we alleen om de organisatie te herkennen en bewaren we niet.
Bezoekers die toestemming gaven of zich bekendmaakten (leads)	Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en wat ze invulden in een formulier, de widget of de AI-chat, gekoppeld aan hun bezoeken.
Contactpersonen op bedrijfskaarten	Naam, functie en zakelijke contactgegevens.
Jouw gebruikers	Naam, e-mailadres en gebruik van het dashboard.

Bijzondere persoonsgegevens verwerken we niet. Zet ze ook niet in formulieren of de kennis van de AI-chat.

4. Bewaartermijnen

Gegevens	Bewaartermijn
Paginaweergaven, bezoeken en herkenningen per bezoek	90 dagen
Formulieren met bedrijfsgegevens	90 dagen
Leads zonder activiteit	Instelbaar, standaard 365 dagen (30 tot 1095)
Contactpersonen op bedrijfskaarten	90 dagen

Daarna verwijderen we de gegevens automatisch. Een lead of contactpersoon kun je ook zelf direct verwijderen of exporteren.

5. Onze verplichtingen

1. We verwerken de gegevens alleen voor het doel in artikel 2 en nooit voor eigen doeleinden, behalve geanonimiseerde statistieken om de dienst te verbeteren.
2. Iedereen bij ons die toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.
3. De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. Gegevens van verschillende klanten zijn per workspace gescheiden.
4. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde opslag van koppelingstokens en wachtwoorden die we zelf niet kunnen lezen, toegang op basis van rollen, en het niet opslaan van IP-adressen van bezoekers.
5. We helpen je bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, bezwaar). In het dashboard kun je leads exporteren en verwijderen; bezwaar tegen herkenning loopt via de afmeldpagina.
6. We helpen je, waar redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Subverwerkers

We schakelen subverwerkers in voor hosting, e-mail, betalingen, de AI-chat en het herkennen van organisaties. Met elke subverwerker hebben we afspraken die minstens zo streng zijn als deze overeenkomst. Een actuele lijst sturen we op verzoek. Nieuwe subverwerkers melden we vooraf; heb je gegronde bezwaren, dan kun je opzeggen. Gegevens die buiten de EU worden verwerkt, zijn beschermd met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Datalekken

Ontdekken we een beveiligingsincident met persoonsgegevens uit jouw workspace, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en binnen 48 uur bij de eigenaar van de workspace. We vertellen wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen, zodat jij kunt beslissen of je het moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkenen.

8. Controle

Je mag controleren of we ons aan deze overeenkomst houden. Meestal volstaat een beschrijving van onze maatregelen, die we op verzoek sturen. Een audit door een onafhankelijke deskundige kan één keer per jaar, op jouw kosten en met redelijke aankondiging.

9. Einde

Eindigt je account, dan verwijderen we de persoonsgegevens in je workspace binnen 30 dagen, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren. Exporteer daarvoor wat je wilt houden.

10. Overig

Voor aansprakelijkheid gelden de afspraken in de algemene voorwaarden. Bij strijd tussen die voorwaarden en deze overeenkomst gaat deze overeenkomst voor als het om persoonsgegevens gaat. Vragen? Mail naar [email protected].